Cómo configurar los detalles del flujo de trabajo: nombre, descripciones y etiquetas

Resumen

Configurar correctamente los detalles de tu flujo de trabajo, su nombre, descripción y etiquetas, es el primer y más crucial paso en Studio. Estos metadatos aseguran que tu equipo pueda encontrar, entender y confiar en el flujos de trabajo legales personalizados que creas.

Por qué esto es importante

La pantalla "Detalles del Flujo de Trabajo" es la primera impresión que tu automatización causará en tus colegas. Aunque la lógica subyacente sea poderosa, un nombre claro y una descripción convincente son lo que impulsan la adopción. Tomarse el tiempo para acertar con estos detalles convierte una gran herramienta en una utilizable herramienta y es una parte crítica de la automatización de procesos legales.

Configurar cada campo para la máxima claridad

Después de hacer clic en + Nuevo Flujo de Trabajo, aterrizarás en la página de Detalles del Flujo de Trabajo Aquí se explica cómo abordar cada campo.

1. Nombre

Este es el título oficial de tu flujo de trabajo que aparecerá en la biblioteca de tu firma.

• Mejor práctica: Usa un nombre claro, orientado a la acción, que describa el resultado. Comienza con un verbo.

• Ejemplo: En lugar de "Herramienta NDA", usa un nombre como Analizar NDA entrante en busca de señales de alarma.

2. Ícono

Esto proporciona una referencia visual rápida para tu flujo de trabajo en la lista.

• Mejor práctica: Elige un ícono que represente visualmente la acción principal del flujo de trabajo.

• Ejemplo: Para un flujo de trabajo que analiza documentos, un lupa es un elección perfecta. Para uno que verifica el cumplimiento, un escudo funciona bien.

3. Descripción

Este es el campo más importante para tus usuarios finales. Es el resumen breve que aparece bajo el nombre y les dice exactamente qué problema resuelve tu flujo de trabajo.

• Mejor práctica: Escribe una sola oración concisa desde la perspectiva del usuario. Indica claramente el propósito y el beneficio.

• Ejemplo: Usa este flujo de trabajo para realizar un análisis rápido de 'señales de alarma' en Acuerdos de Confidencialidad basado en los estándares oficiales de nuestra firma.

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4. Etiquetas

Las etiquetas son palabras clave que hacen que tu flujo de trabajo sea buscable y permiten que tu equipo filtre la biblioteca para encontrar la herramienta adecuada para el trabajo.

• Mejor práctica: Usa la lista consistente y predefinida de etiquetas establecida por tu organización. Esto asegura una categorización adecuada.

A continuación se muestran las definiciones de las etiquetas oficiales de tu firma. Elige la(s) que mejor describan el propósito de tu flujo de trabajo.

• Análisis de Documentos

  • Selecciona esta etiqueta para cualquier flujo de trabajo cuya función principal sea revisar, resumir, extraer información de o comparar documentos existentes. Esto es para flujos de trabajo que procesan información que ya tienes.

  • Ejemplos: Revisión de contratos, resumen de deposición, extracción de hechos de una demanda.

• Redacción

  • Elige esta etiqueta cuando el propósito principal del flujo de trabajo sea generar contenido escrito nuevo. Esto podría ser un documento completo, una cláusula específica o incluso un correo electrónico formateado.

  • Ejemplos: Redactar una moción, generar cláusulas contractuales estándar, crear un correo de actualización para el cliente.

• Litigios

  • Aplica esta etiqueta a flujos de trabajo diseñados para tareas relacionadas con disputas y procedimientos judiciales. Esto incluye todas las fases, desde el descubrimiento previo al juicio hasta la práctica de mociones y la preparación del juicio.

  • Ejemplos: Analizar una demanda, resumir una deposición, redactar una solicitud de producción.

• Investigación

  • Selecciona esta etiqueta para flujos de trabajo que encuentran, analizan o sintetizan autoridades legales como jurisprudencia, leyes o regulaciones. Esto es distinto del análisis de documentos, que se centra en los documentos que cargas.

  • Ejemplos: Construir un argumento legal, encontrar jurisprudencia de apoyo, comparar estatutos entre jurisdicciones.

• Transaccional

  • Usa esta etiqueta para flujos de trabajo relacionados con acuerdos, operaciones y asuntos corporativos. Esto cubre el lado no contencioso de la práctica legal.

  • Ejemplos: Revisar un NDA, redactar un contrato de compraventa, realizar un análisis de diligencia debida.

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Mejores prácticas y consejos profesionales

• Piensa como tu usuario: Escribe el nombre y la descripción para un asociado junior que nunca ha visto este flujo de trabajo antes. ¿Es inmediatamente obvio qué hace y cuándo deberían usarlo? Si no, simplifícalo.

• Establece una convención de nombres: Para la coherencia en toda la firma, concuerden un patrón estándar de nombres. Por ejemplo, siempre comenzar con un verbo y seguir con el sujeto: Analizar [Tipo de Documento], Redactar [Tipo de Acuerdo], Revisar [Tipo de Cláusula].

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