Gestión del acceso a flujos de trabajo con grupos de usuarios en Vincent Studio

Resumen

Los Grupos de usuarios en Vincent Studio permiten a los editores conceder acceso al flujo de trabajo a conjuntos definidos de usuarios en un solo paso, sin más listas de correo manuales. Esta guía explica cómo crear y gestionar Grupos de usuarios y asignarlos a sus flujos de trabajo.

Por qué esto es importante

Antes de que existieran los Grupos de usuarios, los editores solo podían compartir un flujo de trabajo con toda la organización o con usuarios nombrados individualmente. Para equipos grandes, enumerar manualmente cada dirección de correo electrónico llevaba mucho tiempo y era propenso a errores. Los Grupos de usuarios resuelven esto permitiéndole definir una vez un conjunto de usuarios con nombre y reutilizar ese grupo en cualquier flujo de trabajo, haciendo que la gestión de accesos sea escalable, coherente y más rápida.

Guía paso a paso

Creación de un Grupo de usuarios

1. En Vincent Studio, navegue a la Grupos de usuarios sección.

2. Verá una lista de todos los grupos creados anteriormente. Haga clic en Nuevo Grupo de usuarios.

3. Introduzca un Nombre para el grupo (obligatorio).

4. Opcionalmente, introduzca una Descripción para aclarar el propósito del grupo.

5. Añada usuarios al grupo utilizando uno de los dos métodos que se indican a continuación.

Añadir usuarios mediante carga CSV

1. Haga clic en Descargar plantilla para obtener el formato de archivo CSV.

2. Abra la plantilla; verá una única columna para direcciones de correo electrónico.

3. Enumere todos los correos electrónicos de los usuarios, uno por fila. No añada nombres, equipos ni ninguna otra columna; solo correos electrónicos.

4. Guarde el archivo y haga clic en Cargar para importar la lista.

Añadir usuarios manualmente

1. En el campo de entrada de usuarios, escriba o pegue direcciones de correo electrónico de usuarios separadas por comas.

2. Revise la lista y haga clic en Guardar.

Asignar un Grupo de usuarios a un flujo de trabajo

1. Abra el flujo de trabajo que desea compartir en Vincent Studio.

2. Vaya a la configuración de Visibilidad .

3. Seleccione Usuarios específicos y luego elija uno o más Grupos de usuarios de la lista.

4. Publique el flujo de trabajo. Todos los miembros de los grupos seleccionados obtendrán acceso de inmediato en el momento de la publicación.

Mejores prácticas y consejos profesionales

• Planifique la estructura de su grupo antes de empezar. Considere organizar los grupos por área de práctica, equipo o tipo de asunto (por ejemplo, "Asociados de litigios", "Paralegales corporativos"). Un grupo con un buen nombre se puede reutilizar en muchos flujos de trabajo y reduce la carga de gestión de accesos a medida que su equipo crece.

• Mantenga un CSV maestro por grupo. Almacene la lista de correos electrónicos autorizada de cada grupo como un archivo compartido en su sistema de gestión documental. Cuando necesite actualizar la membresía, edite ese archivo maestro y vuelva a cargarlo; esto garantiza que nunca elimine accidentalmente usuarios del grupo.

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