Cómo publicar y compartir su flujo de trabajo de Vincent Studio

Resumen

Para poner tu flujo de trabajo a disposición de tu equipo, utiliza la Publicar flujo de trabajo pantalla para establecer su Visibilidad y elegir si debe ser Destacado en la pantalla de inicio. Puedes actualizar estos ajustes de compartición en cualquier momento.

Por qué esto es importante

La publicación es el paso final que transforma tu borrador privado en una herramienta compartida para tu firma. Una correcta compartición y gestión de accesos garantiza que las personas adecuadas puedan aprovechar tu trabajo, impulsando el valor de la automatización de procesos legales y escalando tu experiencia en toda tu organización.

Publicar un nuevo flujo de trabajo (Paso 4)

Después de haber configurado tus tareas en el Paso 3 del creador, llegarás a la Publicar flujo de trabajo pantalla.

1. Establecer la visibilidad

Este ajuste controla quién tiene permiso para ver y ejecutar tu flujo de trabajo. Hay tres opciones:

• Para toda la organización: Hace que el flujo de trabajo esté disponible para todos los usuarios con licencia de tu firma. Esta es la mejor opción para herramientas de uso general.

• Solo para personas autorizadas: Mantiene el flujo de trabajo privado y te permite compartirlo solo con personas específicas. Usa el Añadir botón para introducir las direcciones de correo electrónico de los compañeros a quienes deseas conceder acceso.

• Grupos de usuarios: Concede acceso a uno o más grupos de usuarios predefinidos. Selecciona un grupo, o varios grupos, de la lista de grupos que tu organización ya ha creado. Esta es la opción recomendada cuando necesitas compartir un flujo de trabajo con un conjunto grande o recurrente de usuarios sin enumerar cada correo manualmente.

2. Elegir si está destacado

El Destacado interruptor controla si el flujo de trabajo aparece de forma predeterminada en la pantalla principal de inicio de Vincent.

• Activa esto para flujos de trabajo de alto valor y uso frecuente que quieras que sean fácilmente accesibles para todos.

• Deja esto desactivado para flujos de trabajo más especializados que los usuarios puedan encontrar buscando o filtrando la biblioteca.

3. Publica tu flujo de trabajo

Una vez que tus ajustes estén configurados, haz clic en el ✔ Publicar flujo de trabajo botón. Tu flujo de trabajo ya está activo y accesible para la audiencia que elegiste.

Haz clic en Publicar flujo de trabajo para poner tu flujo de trabajo en vivo y listo para que tu equipo lo use.

Gestionar el acceso de un flujo de trabajo existente

Puedes cambiar en cualquier momento los ajustes de compartición y visibilidad de un flujo de trabajo.

1. Ve a la pestaña principal de Flujos de trabajo en Vincent Studio.

2. Busca el flujo de trabajo que deseas gestionar en la lista.

3. Haz clic en el menú de tres puntos (...) a la derecha del todo de la fila de ese flujo de trabajo.

4. Selecciona Editar en el menú desplegable.

5. Ahora puedes acceder y modificar los ajustes de Visibilidad y Destacado en el editor.

6. Recuerda Guardar o Publicar tus cambios.

Mejores prácticas y consejos profesionales

• Haz una prueba piloto antes de lanzarlo: Antes de compartirlo con toda tu firma, usa el Solo para personas autorizadas ajuste para compartir el flujo de trabajo con un pequeño grupo piloto de 2-3 compañeros. Recoge sus comentarios para corregir cualquier problema antes de un lanzamiento amplio.

• Usa Grupos de usuarios para equipos recurrentes: Si el mismo grupo de personas necesita acceso a varios flujos de trabajo —por ejemplo, todos los asociados de litigios—, crea una vez un Grupo de usuarios y reutilízalo. Esto elimina la configuración repetitiva de accesos y garantiza que nadie quede fuera accidentalmente.

• Usa 'Destacado' con moderación: El espacio 'Destacado' en la pantalla de inicio es valioso. Resérvalo para tus flujos de trabajo más importantes y de uso frecuente, relevantes para la mayoría de tu equipo, para evitar el desorden.

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