Gobernanza de flujos de trabajo: control de calidad y gestión del ciclo de vida
Las organizaciones deberían gestionar la aprobación, revisión y retirada de flujos de trabajo en Vincent Studio para mantener la calidad y asegurar una gestión efectiva del ciclo de vida.
Resumen
Para mantener la calidad a medida que su organización adopta Vincent Studio, establezca un proceso interno de revisión por pares antes de la publicación, utilice una estrategia de implementación por etapas para nuevos flujos de trabajo y cree una política clara para retirar o archivar los flujos de trabajo que ya no se usan.
Por qué esto es importante
Aunque Vincent Studio otorga a los publicadores individuales una autonomía significativa, una estrategia exitosa a largo plazo requiere un marco de gobernanza. Establecer procesos claros para el control de calidad y la gestión del ciclo de vida asegura que su biblioteca de flujos de trabajo legales personalizados siga siendo un activo confiable, de alta calidad y valioso para toda su firma, maximizando el retorno de su automatización de procesos legales esfuerzos.
El atajo de "Control de versiones": En lugar de crear un flujo de trabajo completamente nuevo por un pequeño cambio, use la Editar función y actualice la Descripción campo con un número de versión (por ejemplo, "v1.1 - Actualizado para incluir la nueva cláusula"). Esto crea un historial de versiones claro e informal directamente dentro de la herramienta, ayudando a su equipo a entender qué ha cambiado con el tiempo.
Un marco de gobernanza en 4 etapas
Un modelo de gobernanza sólido cubre todo el ciclo de vida de un flujo de trabajo, desde la aprobación inicial hasta su eventual retirada.
1. Control de calidad: el proceso de revisión por pares
Aunque Vincent Studio no requiere una aprobación formal antes de la publicación, recomendamos encarecidamente establecer un proceso interno de revisión por pares.
Qué hacer: Antes de que un flujo de trabajo se implemente para una audiencia amplia, hágalo revisar por al menos otro usuario con experiencia.
Quién debería revisar: Idealmente, un usuario experimentado de Vincent que esté familiarizado con las capacidades de IA y los estándares de su organización.
Qué revisar:
Efectividad: ¿El flujo de trabajo resuelve el problema previsto?
Eficiencia: ¿Es fácil de usar y entender para el usuario final?
Adherencia: ¿Se alinea con los estándares y las mejores prácticas de su firma?
2. Implementación: una estrategia de despliegue por niveles
En lugar de publicar un nuevo flujo de trabajo para toda la organización a la vez, siga una estrategia de implementación gradual para recopilar comentarios e identificar posibles problemas.
Pruebas personales: El creador prueba exhaustivamente el flujo de trabajo con diversas entradas.
Grupo piloto: Comparta el flujo de trabajo con un pequeño grupo de colegas de confianza (
Solo para personas autorizadas). Reúna sus comentarios e identifique cualquier caso límite.Lanzamiento para toda la organización: Una vez que el flujo de trabajo haya sido probado y refinado, actualice su visibilidad a
Para toda la organización.
3. Gestión del ciclo de vida: archivar o eliminar
Los flujos de trabajo evolucionan con las necesidades de su organización. Cuando un flujo de trabajo queda desactualizado, tiene dos opciones:
Eliminar: Esto elimina el flujo de trabajo de forma permanente. Tenga en cuenta que las conversaciones existentes que usaron el flujo de trabajo mantendrán acceso a él hasta que se eliminen según la política de retención de datos de su organización.
Archivado (recomendado): En lugar de eliminar, puede "archivar" un flujo de trabajo editándolo y eliminando todos los permisos compartidos (configurándolo para que sea visible solo para usted). Esto evita su nuevo uso pero preserva la estructura del flujo de trabajo para referencia o modificación futura.
Mejores prácticas y consejos profesionales
Designe un "Campeón de Vincent Studio": Designe a una o dos personas para liderar el proceso de revisión por pares. Pueden actuar como un centro de excelencia, asegurando que todos los flujos de trabajo publicados cumplan con un estándar de calidad coherente.
Archive, no elimine (por lo general): Archivar casi siempre es mejor que eliminar. Preserva la propiedad intelectual y el esfuerzo invertido en construir el flujo de trabajo, lo cual puede ser invaluable si cambian las regulaciones o necesita resucitar un proceso similar en el futuro.
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