Mejores prácticas para planificar un flujo de trabajo eficaz
Antes de construir, considera estas mejores prácticas para asegurar que tu flujo de trabajo de Vincent Studio sea exitoso y adoptado por tu equipo.
Resumen
Para garantizar que su flujo de trabajo sea exitoso y adoptado por su equipo, debe planificar antes de construir. Comience identificando una tarea repetitiva de alto valor, diseñe su proceso manual actual y defina una solución simple y enfocada que resuelva bien un problema central.
Por qué esto es importante
Un flujo de trabajo bien planificado es un flujo de trabajo adoptado. Aunque Vincent Studio facilita la creación de automatizaciones potentes, el éxito de su proyecto depende de la calidad de su plan inicial. Invertir una pequeña cantidad de tiempo en la planificación asegura que esté resolviendo el problema correcto para las personas correctas, lo cual es clave para un automatización de procesos legales y un alto retorno de su inversión.
5 Consideraciones clave antes de construir
Antes de que siquiera abra el construidor de flujos de trabajo Vincent Studio, tómese un momento para considerar estos cinco principios clave para una planificación efectiva.
1. Identifique el problema correcto a resolver
Los mejores candidatos para la automatización son tareas que son frecuentes, repetitivas y estandarizadas. No intente automatizar una tarea compleja y única. En su lugar, busque el trabajo rutinario que consume la mayor cantidad de horas no facturables.
Buen candidato: Revisar un NDA estándar (realizado varias veces a la semana).
Mal candidato: Redactar un argumento novedoso y complejo para un caso único (hecho una vez).
2. Mapee su proceso manual primero
No puede automatizar un proceso que no comprende completamente. El primer paso siempre es documentar su proceso manual actual de principio a fin. Este acto de "mapear" revelará las etapas lógicas y las acciones específicas que se convertirán en las Tareas y Pasos de su flujo de trabajo.
3. Defina su usuario final
¿Para quién está construyendo esto? ¿Un asociado junior? ¿Un asistente legal? ¿Un socio sénior? La respuesta cambiará la forma en que diseña el flujo de trabajo. Una herramienta para un asociado junior podría tener más orientación y protecciones, mientras que una herramienta para un socio podría diseñarse para la velocidad y la eficiencia.
4. Comience con un "Flujo de Trabajo Mínimo Viable"
No intente crear una solución perfecta y total en su primer intento. En su lugar, construya un "Flujo de Trabajo Mínimo Viable" (FWM) que resuelva un problema central de manera efectiva. Siempre puede editar el flujo de trabajo más tarde para agregar más funciones y complejidad según los comentarios de su equipo.
La prueba de la "Oración Única": Antes de comenzar a construir, intente describir el propósito de su flujo de trabajo en una sola y simple frase. Por ejemplo: "Este flujo de trabajo leerá una demanda y creará una línea de tiempo de eventos." Si no puede explicarlo de forma tan simple, su alcance podría ser demasiado amplio. Un flujo de trabajo enfocado es un flujo de trabajo exitoso.
5. Planifique la reutilización
Mientras mapea su proceso, piense en qué componentes podrían ser útiles en otros flujos de trabajo. Una tarea bien diseñada de "Extraer fechas clave de un documento" es un bloque modular que podría reutilizarse en docenas de diferentes flujos de trabajo legales personalizados, ahorrándole a usted y a sus colegas un tiempo significativo en el futuro.
Mejores prácticas y consejos profesionales
La "Regla de cinco minutos": Una excelente manera de encontrar un candidato para la automatización es buscar tareas que usted o su equipo realicen varias veces cada día. El ahorro de tiempo acumulado al automatizar estas pequeñas tareas puede ser enorme.
Entrevise a su "cliente": Incluso si está construyendo un flujo de trabajo para su propio equipo, trátelos como un cliente. Siéntese con un futuro usuario final durante 15 minutos y pídale que le explique su proceso manual. Descubrirá detalles y suposiciones cruciales que podría haber pasado por alto por su cuenta.
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