Integrar los datos de su despacho con Vincent

Resumen

Aprende a crear, organizar y compartir colecciones de documentos en Vincent AI. Esta guía cubre los nuevos ajustes de visibilidad, cómo ver la lista de tus colecciones y cómo gestionar permisos y el análisis de colecciones existentes.

Por qué esto es importante

Las colecciones te permiten agrupar documentos relacionados, como expedientes, pruebas o contratos, en un solo espacio de trabajo para su análisis. Al configurar el Visibilidad ajustes, puedes colaborar de forma segura con toda tu organización o mantener asuntos sensibles privados solo para personas autorizadas.

Cómo crear una nueva colección

La función "Colecciones de Asuntos" se ha simplificado en un único sistema de Colecciones Sigue estos pasos para crear un nuevo espacio de trabajo:

1. Navega a la sistema de Colecciones pestaña en el menú principal.

2. Haz clic en el Botón Nueva colección botón.

3. Rellena los detalles requeridos en la ventana emergente:

   • Nombre: Dale a tu colección un título claro y descriptivo (p. ej., "Smith vs. Jones - Pruebas").

   • Descripción: Añade un breve resumen del contenido o propósito de la colección.

   • Visibilidad inicial: Elige quién puede acceder a esta colección:

     • Solo para autorizados individuales: La colección es privada. Solo tú y los usuarios específicos que invites manualmente pueden verla.

     • Para toda la organización: La colección es pública para tu equipo. Cualquier persona en la cuenta de tu organización puede verla y acceder a ella.

4. Haz clic Enviar para finalizar.

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Ver la lista de tus colecciones

Una vez creadas, tus colecciones se muestran en una tabla comprensiva diseñada para una gestión rápida. Las columnas incluyen:

• Nombre: El título de la colección.

• Descripción: El resumen que proporcionaste.

• Archivos: El número de documentos almacenados actualmente en la colección.

• Estado: Muestra si la colección está lista o si Vincent está procesando documentos actualmente.

• Creado: La fecha en que se estableció la colección.

• Permisos: Indica si la colección es Privada (solo usuarios autorizados) o para toda la organización.

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Gestionar colecciones existentes

Puedes gestionar cualquier colección que hayas creado o en la que tengas derechos de administrador. Localiza la colección en la lista y haz clic en el icono de tres puntos (⋮) en el extremo derecho para abrir el menú de acciones:

• Editar: Actualiza el Nombre o la Descripción de la colección.

• Eliminar: Elimina permanentemente la colección y su asociación con los documentos.

• Gestionar permisos: Cambia los ajustes de visibilidad (p. ej., cambiar de Privada a para toda la organización) o añade/elimina usuarios autorizados específicos.

• Re-analizar: Forzar a Vincent AI a volver a procesar los documentos de la colección. Esto es útil si has añadido nuevos archivos o si ha habido una actualización del modelo de IA.

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Iniciar tu análisis

Para comenzar a trabajar con tus datos, navega a la página de inicio de Vincent AI. Verás dos opciones principales para interactuar con las colecciones:

Conectar una colección: Selecciona esta opción si deseas crear un nuevo espacio de trabajo o vincular nuevos documentos a un análisis existente.

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Explorar una colección: Selecciona esta opción para ver y analizar una colección que ya ha sido creada.

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Mejores prácticas y consejos profesionales

• Convenciones de nombres: Usa una convención de nombres coherente (p. ej., [Nombre del cliente] - [Tipo de caso] - [Año]) para facilitar la búsqueda de colecciones a medida que crece tu lista.

• Privacidad primero: En caso de duda, comienza con "Solo para autorizados individuales". Siempre puedes abrir el acceso al resto de la organización más adelante, pero empezar en privado garantiza que los datos sensibles permanezcan seguros.

• Integraciones avanzadas con vLex Labs: Para clientes empresariales con necesidades más complejas, nuestro equipo de vLex Labs puede ayudar con integraciones de datos avanzadas. Este servicio es ideal para:

  • Contenido publicado en sitios web públicos relevante para tus casos de uso (scraping web).

  • Contenido incluido en servicios de terceros vía API.

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