Roles y permisos de Habilidades

Las Habilidades de Vincent utilizan tres roles: Editor, Constructor y Usuario, que controlan quién crea, edita y publica Habilidades en toda tu organización.

Resumen

Vincent Skills utiliza tres roles jerárquicos: Publicador, Creador y Usuario, que controlan quién puede crear, editar y publicar Skills en toda tu organización. Esta guía explica qué hace cada rol y cómo los Publicadores asignan o cambian roles.

Por qué esto es importante

Los roles determinan cómo fluyen las Skills en tu firma. Los Creados crean y prueban Skills para su propio uso, los Publicadores deciden cuáles de esas Skills pasan a estar disponibles para todos, y los Usuarios aplican las Skills aprobadas en su trabajo diario. Comprender esta estructura y configurar correctamente los roles es lo que convierte a Vincent de una herramienta de productividad individual en un estándar para toda la firma sobre cómo se realiza el trabajo legal.

Asignar los roles de manera cuidadosa también protege la calidad. Cuando solo abogados sénior de confianza, responsables de Operaciones legales o administradores de TI tienen derechos de Publicador, la biblioteca de Skills de toda la firma se mantiene seleccionada y fiable, en lugar de saturarse con experimentos no probados.

Los tres roles de Skills

Rol

Qué pueden hacer

Usuarios típicos en una firma

Publicador

Control total sobre las Skills en toda la organización: crear, editar y eliminar cualquier Skill; revisar y aprobar las Skills enviadas por los Creados; publicar Skills para toda la organización; gestionar roles y permisos; establecer Instrucciones de la organización; configurar sus propias Preferencias personales.

Administrador de TI, responsable de Operaciones legales, socio gerente, asesor jurídico general, un abogado sénior de confianza

Creador

Crear y gestionar sus propias Skills: crear Skills disponibles para sí mismos; enviar Skills a su Publicador para su aprobación a nivel organizativo; configurar sus propias Preferencias personales. No puede publicar directamente para toda la organización.

Asociados sénior, asistentes jurídicos, usuarios avanzados de todos los niveles de antigüedad

Usuario

Usar Skills que han sido publicadas por la organización. No puede crear ni editar Skills. No tiene acceso a Preferencias personales; la personalización se realiza a través de las Instrucciones de la organización y de las Skills publicadas establecidas por su Publicador.

Trainees, asociados, personal de apoyo, usuarios generales

Los roles son jerárquicos: Usuario < Creador < Publicador. Los Publicadores tienen todos los privilegios de los Creados y los Usuarios. Todos en tu organización son un Usuario por defecto, así que no hace falta hacer nada para conceder acceso de Creador.

Guía paso a paso

Solo los Publicadores pueden ver y cambiar los roles. Si no ves la pestaña Roles y permisos , ponte en contacto con el Publicador de tu firma.

Paso 1: Abre la pestaña Roles y permisos

En la página de inicio de Vincent, haz clic en Personalizar en la esquina superior derecha.
Selecciona la pestaña Roles y permisos .

Verás una lista de los usuarios a los que se les ha asignado explícitamente un rol. Los usuarios que no aparecen en la lista tienen el rol predeterminado de Usuario.

Paso 2: Cambia el rol de un usuario existente

Localiza al usuario en la lista desplazándote o usando el campo Buscar usuarios asignados .
Haz clic en el menú desplegable de rol junto a su correo electrónico.
Selecciona una de las siguientes opciones:
- Publicador: concede control total sobre Skills, roles e instrucciones para toda la organización.
- Usuario: restringe a la persona al uso exclusivo de Skills publicadas (sin crear ni editar).
- Restablecer a Creador (predeterminado): elimina cualquier asignación explícita y la devuelve al rol de Creador predeterminado.

El cambio tiene efecto inmediato.

Paso 3: Asigna un rol a un usuario nuevo

Si la persona que quieres configurar aún no está en la lista:

Haz clic en + Asignar rol en la esquina superior derecha.
Busca al usuario por nombre o correo electrónico.
Selecciona el rol que quieres asignar, Publicador o Usuario.
Haz clic en Asignar.

El usuario ahora aparece en la lista de Roles y permisos con su nuevo rol.

Cómo elegir el rol adecuado para cada persona

Úsalo como una referencia rápida al decidir quién debe tener cada rol:

Haz que alguien sea Publicador cuando sea responsable del control de calidad en toda la firma, de establecer estándares para toda la firma o de gestionar el acceso de otros usuarios. Mantén esta lista corta, normalmente 2–5 personas como máximo en la mayoría de las firmas.

Mantén pequeño y de confianza el círculo de Publicadores. Los Publicadores controlan lo que ve cada usuario de tu firma y pueden aprobar Skills que se usarán en asuntos reales de clientes. Normalmente basta con un grupo reducido: un socio gerente o asesor jurídico general, un responsable de Operaciones legales y un administrador de TI como respaldo. Cuantos más Publicadores haya, más inconsistencia habrá en lo que se apruebe para toda la firma.

Deja a alguien como Creador cuando sea un abogado, asistente jurídico o usuario avanzado que se beneficie de crear sus propias Skills, pero no necesite controlar lo que usan los demás.
Asigna a alguien como Usuario cuando quieras restringirlo al consumo exclusivo de Skills publicadas, algo normalmente adecuado para trainees, personal temporal o funciones en las que la creación de Skills personalizadas no forma parte del trabajo.

Mejores prácticas y consejos útiles

Tres niveles de control de personalización. Los roles están diseñados como niveles crecientes de personalización: los Usuarios trabajan con la base de la firma (Instrucciones de la organización y Skills publicadas), los Creados añaden su propia capa (Preferencias personales y Skills personales), y los Publicadores controlan todo, incluidas la configuración para toda la firma y las asignaciones de roles. Al decidir qué rol asignar, piensa en cuánto control de personalización debe tener cada persona, no solo en lo que necesita hacer con Vincent, sino en lo que debería poder cambiar sobre cómo Vincent trabaja para ellos.