Entender los Playbooks de revisión en Vincent
Los Playbooks de revisión codifican las posiciones preferidas, aceptables e inaceptables de tu despacho para que Vincent pueda comprobar cualquier documento según tus propios estándares.
Resumen
Los Playbooks de revisión te permiten codificar las posiciones preferidas, aceptables e inaceptables de tu firma para un tipo de documento y luego aplicar ese estándar a cualquier documento futuro del mismo tipo. Vincent evalúa el documento cláusula por cláusula, indica dónde se sitúa cada término frente a tus estándares y puede aplicar cambios seguidos para alinear las posiciones inaceptables.
Por qué esto es importante
La mayoría de las firmas ya tienen un playbook de negociación. Por lo general vive en un PDF, una página de wiki o en la cabeza del socio que lo escribió. El coste de ese formato no es la redacción, sino la aplicación: cada asociado tiene que recordar el estándar, aplicarlo de forma coherente y detectar la cláusula que, discretamente, queda por debajo de él.
Una revisión convierte ese documento en algo ejecutable. El estándar deja de ser una guía que hay que recordar y pasa a ser una comprobación que se ejecuta frente a cada borrador. En la práctica, eso significa tres cosas:
Coherencia. Un abogado de primer año aplica la misma posición que el socio que la definió, en cada documento, sin que se le indique.
Capacidad de supervisión. Un revisor lee la evaluación de Vincent sobre dónde se sitúa el documento, en lugar de leer todo el documento para averiguarlo.
Memoria institucional. Cuando el abogado que escribió el playbook se va, el estándar permanece.
Cómo está estructurada una revisión
Toda revisión sigue la misma estructura de tres niveles. Entenderla hace que tanto la creación como la ejecución sean predecibles.
Cláusulas. Cada cláusula que esperas que pueda aparecer en un documento futuro de este tipo. Cada cláusula lleva un código breve (C03) y un título (Información confidencial).
Términos. Los puntos específicos negociables dentro de una cláusula. Toda cláusula tiene al menos uno. Un término incluye un nombre, una dirección favorable (más alto es mejor, más bajo es mejor o se juzga por el fondo), una unidad opcional como meses o porcentaje, y notas opcionales.
Posiciones. Tres por término, todas obligatorias: Preferida, Aceptable e Inaceptable. Cada una es una frase que describe la posición de tu organización sobre ese término. Para la duración de la confidencialidad de un NDA, podría decir: Preferida, más de dos años; Aceptable, un año; Inaceptable, menos de un año.
Preferida
El término del contrato es igual a, o más favorable para tu parte que, tu posición preferida.
Aceptable
El término se sitúa entre tus posiciones preferida e inaceptable.
Inaceptable
El término es igual o menos favorable que tu posición inaceptable, un punto de ruptura.
La parte representada va primero
El campo acepta texto libre, así que cualquier descripción razonable funciona, y Vincent propone opciones apropiadas para el tipo de contrato. Para los NDA, las opciones son Mutuo (ambas partes), Parte divulgadora, Parte receptora y Otra cosa, con una marcada como predeterminada. Puedes omitir la pregunta; en ese caso, Vincent aplica la predeterminada y te dice la suposición que hizo.
Saber de qué lado estás también es lo que permite a Vincent rellenar lagunas en tu material con una posición estándar defendible en lugar de hacer una suposición.
Dónde se crean y ejecutan las revisiones
Las revisiones usan dos superficies, y cada una cumple una función:
Crear en la aplicación web. Las revisiones se crean en Vincent en la web, ya sea en conversación o desde el menú Skills. Una vez creada, la revisión se guarda como una Skill con una descripción y condiciones generadas, etiquetada con la parte a la que favorece.
Ejecutar en Microsoft Word. Las revisiones se ejecutan en el complemento de Vincent para Word, sobre el documento que tienes abierto.
Lo que necesitas antes de empezar
El rol de Builder o Admin, para crear o editar un playbook. Leer un playbook y ejecutarlo sobre un documento no requiere ningún rol especial.
El complemento Clio for Word para Microsoft Word instalado, para aplicar los cambios propuestos como marcas de revisión seguidas en tu documento. Empieza con Vincent en Microsoft Word
Playbooks de revisión habilitados para tu organización. Esto lo establece a nivel de cuenta tu equipo de cuenta.
Quién puede hacer qué
Los Playbooks de revisión heredan el modelo de permisos de personalización, así que el rol que tenga un usuario determina hasta dónde llega. Todos en la firma pueden leer y ejecutar Playbooks de revisión contra contratos.
Leer y listar playbooks
Sí
Sí
Sí
Crear un playbook
No
Sí
Sí
Editar un playbook de su propiedad
No
Sí
Sí
Editar cualquier playbook de la firma
No
No
Sí
Eliminar un playbook
No
Solo propios
Cualquiera
Ejecutar un playbook sobre un documento
Sí
Sí
Sí
Buenas prácticas y consejos profesionales
Empieza con tu tipo de documento de mayor volumen y menor variación. Los NDA, los acuerdos con proveedores y las cartas de encargo son buenos primeros candidatos: ves muchos de ellos, el conjunto de cláusulas es estable y las posiciones ya están resueltas internamente. Deja los documentos de transacciones a medida para cuando tu equipo se sienta cómodo con el formato.
Escribe las posiciones como umbrales, no como preferencias. "La confidencialidad se mantiene durante al menos tres años" es algo que Vincent puede evaluar frente a un documento. "Nos gustan más los periodos de vigencia más largos" no lo es. Cuanto más preciso sea el umbral, más fiable será la coincidencia y más útil será la explicación de Vincent para el abogado que la lea.
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