Añade archivos a un Proyecto para que todo tu equipo pueda usarlos

Aprende cómo añadir archivos a un Proyecto en Vincent, cuáles son los límites de tamaño y volumen, y por qué los documentos de un Proyecto no aparecen en tu lista de Colecciones.

Resumen

Aprende cómo agregar archivos a un Proyecto en Vincent, cuáles son los límites de tamaño y volumen, y cómo se relacionan los archivos de un Proyecto con tus Colecciones.

Por qué esto es importante

Subir el mismo documento cuatro veces porque cuatro personas lo necesitan es la versión más clara del problema que resuelve un Proyecto. Los archivos añadidos a un Proyecto llegan a cada miembro, en todos los flujos de trabajo de Vincent, sin tener que volver a cargarlos para cada persona o cada sesión.

Cómo agregar archivos

Abre el Proyecto y ve a.
Agrega tus archivos. Puedes cargarlos directamente o importarlos desde un sistema de gestión documental conectado como iManage o NetDocuments.
Espera a que termine el procesamiento antes de ejecutar Vincent sobre ellos.

Los Espectadores no pueden agregar ni eliminar archivos. Los Editores y el propietario sí pueden.

Límites de archivos

1 GB por archivo, el mismo límite que se aplica en todo Vincent.
10.000 archivos por Proyecto.

Cómo se relacionan los archivos de un Proyecto con tus Colecciones

Este es el punto de confusión más común, así que vale la pena decirlo claramente.

Los archivos de un Proyecto se almacenan en una colección entre bastidores, pero esa colección es interna. Los archivos aparecen en el Proyecto y en ningún otro lugar; no aparecen en tu lista de Colecciones.

De ello se desprenden dos consecuencias:

El conjunto de documentos de un Proyecto no se puede copiar a una Colección.
Una Colección no se puede convertir en un Proyecto.

Un Proyecto no es un sistema de gestión documental. Puedes importar un archivo desde tu DMS, pero la conexión no es en tiempo real. Si un documento pasa a ser una versión posterior en tu DMS, esa versión tienes que agregarla tú mismo al Proyecto.

Buenas prácticas y consejos profesionales

Agrega el conjunto principal de archivos antes de invitar a alguien. Un miembro que abre un Proyecto vacío no tiene nada que le sirva de orientación, y el primer impulso es subir su propia copia de un documento que de todos modos está a punto de llegar. Carga primero la base de los archivos y luego comparte.

Decide dónde reside la versión autorizada y dilo en la descripción. Como las versiones no se sincronizan desde un DMS, un equipo necesita una sola frase de convención sobre si el Proyecto o el DMS es la fuente de verdad del borrador actual. Ponlo en la descripción del Proyecto, donde todos lo vean.