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Como configurar os detalhes do fluxo de trabalho: nomes, descrições e tags

Configure detalhes do fluxo de trabalho, como nome, descrições e tags, no Vincent Studio para que sua equipe possa encontrá-los e entendê-los com facilidade.

Resumo

Configurar adequadamente os detalhes do seu fluxo de trabalho — nome, descrição e tags — é o primeiro e mais crucial passo no Studio. Esses metadados garantem que sua equipe possa facilmente encontrar, entender e confiar no fluxos de trabalho jurídicos personalizados que você criar.

por que isso é importante

A tela "Detalhes do Fluxo de Trabalho" é a primeira impressão que sua automação causará nos seus colegas. Embora a lógica subjacente seja poderosa, um nome claro e uma descrição atraente são o que impulsionam a adoção. Reservar tempo para acertar esses detalhes transforma uma ótima ferramenta em uma ferramenta utilizável e é uma parte crítica de uma esforço de automação de processos jurídicos.

O teste de busca 'Novo Colega': Antes de salvar, pergunte-se: "Se um novo associado que não sabe nada sobre este projeto precisasse encontrar esta ferramenta, que palavras ele digitariam na barra de busca?" Certifique-se de que essas palavras exatas apareçam no Nome, seu Campo de Descrição, e suas Tags para garantir que seja facilmente descoberto.

Configurando cada campo para máxima clareza

Depois de clicar em + Novo Fluxo de Trabalho, você chegará na página Detalhes do Fluxo de Trabalho. Aqui está como abordar cada campo.

1. Nome

Este é o título oficial do seu fluxo de trabalho que aparecerá na biblioteca da sua firma.

  • Melhor prática: Use um nome claro e orientado para a ação que descreva o resultado. Comece com um verbo.

  • Exemplo: Em vez de "Ferramenta de NDA", use um nome como Analisar NDA Recebido em Busca de Riscos.

2. Ícone

Isso fornece uma referência visual rápida para seu fluxo de trabalho na lista.

  • Melhor prática: Escolha um ícone que represente visualmente a ação principal do fluxo de trabalho.

  • Exemplo: Para um fluxo de trabalho que analisa documentos, uma lupa é uma escolha perfeita. Para um que verifica conformidade, um escudo funciona bem.

Escolha um ícone que torne seu fluxo de trabalho instantaneamente reconhecível

3. Descrição

Este é o campo mais importante para seus usuários finais. É o resumo curto que aparece abaixo do nome e diz exatamente qual problema seu fluxo de trabalho resolve.

  • Melhor prática: Escreva uma única frase concisa do ponto de vista do usuário. Declare claramente o propósito e o benefício.

  • Exemplo: Use este fluxo de trabalho para realizar uma análise rápida de 'riscos' em Acordos de Confidencialidade com base nos padrões oficiais da nossa firma.

Adicione uma descrição concisa que diga aos usuários exatamente o que o fluxo de trabalho faz e o problema que resolve.
Introduza uma descrição breve que explique aos usuários a função do fluxo de trabalho e o problema que ele resolve.

4. Tags

As tags são palavras-chave que tornam seu fluxo de trabalho pesquisável e permitem que sua equipe filtre a biblioteca para encontrar a ferramenta certa para o trabalho.

  • Melhor prática: Use a lista consistente e pré-definida de tags estabelecida pela sua organização. Isso garante categorização adequada.

Abaixo estão as definições das tags oficiais da sua firma. Escolha a(s) que melhor descrevem o propósito do seu fluxo de trabalho.

  • Análise de Documentos

    • Selecione esta tag para qualquer fluxo de trabalho cuja função principal seja revisar, resumir, extrair informações de ou comparar documentos existentes. Isto é para fluxos de trabalho que processam informações que você já possui.

    • Exemplos: Revisão de contrato, resumo de depoimento, extração de fatos de uma petição.

  • Redação

    • Escolha esta tag quando o principal propósito do fluxo de trabalho for gerar novo conteúdo escrito. Isto pode ser um documento completo, uma cláusula específica ou até um e-mail formatado.

    • Exemplos: Redigir uma petição, gerar cláusulas contratuais padrão, criar um e-mail de atualização para o cliente.

  • Contencioso

    • Aplique esta tag a fluxos de trabalho projetados para tarefas relacionadas a disputas e procedimentos judiciais. Isso inclui todas as fases, desde a descoberta pré-julgamento até a prática de peças processuais e preparação para o julgamento.

    • Exemplos: Analisar uma petição, resumir um depoimento, redigir um pedido de produção de provas.

  • Pesquisa

    • Selecione esta tag para fluxos de trabalho que encontrem, analisem ou sintetizem autoridades jurídicas como jurisprudência, estatutos ou regulamentos. Isto é distinto da análise de documentos, que foca em documentos que você carrega.

    • Exemplos: Construir um argumento jurídico, encontrar jurisprudência de apoio, comparar estatutos entre jurisdições.

  • Transacional

    • Use esta tag para fluxos de trabalho relacionados a acordos, negociações e assuntos corporativos. Isso cobre o lado não contencioso da prática jurídica.

    • Exemplos: Revisar um NDA, redigir um contrato de compra, realizar análise de due diligence.

Adicione tags para tornar seu fluxo de trabalho fácil de encontrar. Use a lista oficial de tags da sua firma para consistência e categorização adequada.
Adicione etiquetas para que seu fluxo de trabalho seja fácil de encontrar. Use a lista oficial de tags da sua firma para coerência e uma categorização correta.

Melhores Práticas e Dicas Profissionais

  • Pense como seu usuário: Escreva o nome e a descrição para um associado júnior que nunca viu este fluxo de trabalho antes. Está imediatamente óbvio o que ele faz e quando devem usá-lo? Se não, simplifique.

  • Estabeleça uma convenção de nomenclatura: Para consistência em toda a firma, concorde com um padrão de nomenclatura. Por exemplo, sempre comece com um verbo e siga com o sujeito: Analisar [Tipo de Documento], Redigir [Tipo de Acordo], Revisar [Tipo de Cláusula].

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