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Como Publicar e Compartilhar seu Fluxo de Trabalho do Vincent Studio

Torne seu fluxo de trabalho disponível para pessoas específicas ou para toda a sua organização publicando, compartilhando e gerenciando o acesso no Vincent Studio.

Resumo

Para disponibilizar seu fluxo de trabalho para sua equipe, use a Publicar Fluxo de Trabalho tela para definir sua Visibilidade e escolher se ele deve ser Em destaque na tela inicial. Você pode atualizar essas configurações de compartilhamento a qualquer momento.

Por que isso é importante

Publicar é a etapa final que transforma seu rascunho privado em uma ferramenta compartilhada para sua firma. O gerenciamento adequado de compartilhamento e acesso garante que as pessoas certas possam aproveitar seu trabalho, gerando o valor da automação de processos jurídicos e ampliando sua expertise em toda a sua organização.

Aviso de recurso Beta O Vincent Studio está atualmente em um período beta. Os recursos e a interface descritos neste guia podem evoluir com base no feedback da nossa comunidade beta.

Publicando um novo fluxo de trabalho (Etapa 4)

Depois de configurar suas tarefas na Etapa 3 do construtor, você chegará à Publicar Fluxo de Trabalho tela.

Salvar vs. Publicar: Qual é a diferença?

  • Salvar fluxo de trabalho: Salva seu progresso, mas mantém o fluxo de trabalho em estado de Rascunho . Ele fica visível apenas para você.

  • Publicar fluxo de trabalho: Torna o fluxo de trabalho Ao vivo e disponível para o público que você definir abaixo.

1. Defina a visibilidade

Esta configuração controla quem tem permissão para ver e executar seu fluxo de trabalho. Há três opções:

  • Para toda a organização: Torna o fluxo de trabalho disponível para todos os usuários licenciados da sua firma. Esta é a melhor opção para ferramentas de uso geral.

  • Apenas para indivíduos autorizados: Mantém o fluxo de trabalho privado e permite compartilhá-lo apenas com pessoas específicas. Use o Adicionar botão para inserir os endereços de e-mail dos colegas aos quais você deseja conceder acesso.

  • Grupos de usuários: Concede acesso a um ou mais grupos de usuários predefinidos. Selecione um grupo, ou vários grupos, na lista de grupos que sua organização já criou. Esta é a opção recomendada quando você precisa compartilhar um fluxo de trabalho com um conjunto grande ou recorrente de usuários sem listar manualmente cada e-mail.

Os Grupos de usuários devem ser criados antes de aparecerem aqui. Para saber como criar e gerenciar Grupos de usuários, veja Gerenciando o acesso ao fluxo de trabalho com Grupos de usuários no Vincent Studio.

Controle quem pode acessar seu fluxo de trabalho, torne-o disponível para toda a sua organização ou limite-o a usuários selecionados para acesso privado.

2. Escolha se ele está em destaque

O Em destaque botão de alternância controla se o fluxo de trabalho aparece na tela inicial principal do Vincent por padrão.

  • Ative isso para fluxos de trabalho de alto valor e usados com frequência, que você deseja tornar facilmente acessíveis para todos.

  • Deixe isso DESATIVADO para fluxos de trabalho mais especializados que os usuários podem encontrar pesquisando ou filtrando na biblioteca.

Destaque seus fluxos de trabalho mais valiosos; ative a opção Em destaque para torná-los visíveis na tela inicial do Vincent.

3. Publique seu fluxo de trabalho

Assim que suas configurações estiverem definidas, clique no botão ✔ Publicar Fluxo de Trabalho . Seu fluxo de trabalho agora está ao vivo e acessível ao público escolhido.

Clique Publicar Fluxo de Trabalho para deixar seu fluxo de trabalho ao vivo e pronto para sua equipe usar.

Gerenciando o acesso para um fluxo de trabalho existente

Você pode alterar as configurações de compartilhamento e visibilidade de um fluxo de trabalho a ნებისმquer momento.

  1. Acesse a aba principal Fluxos de trabalho no Vincent Studio.

  2. Encontre o fluxo de trabalho que deseja gerenciar na lista.

  3. Clique no menu de três pontos (...) no extremo direito da linha desse fluxo de trabalho.

  4. Selecione Editar no menu suspenso.

  5. Agora você pode acessar e modificar as configurações de Visibilidade e Em destaque no editor.

  6. Lembre-se de Salvar ou Publicar suas alterações.

Atualize facilmente quem pode ver e usar seu fluxo de trabalho, edite as configurações de visibilidade e compartilhamento a qualquer momento.

Melhores práticas e dicas profissionais

  • Teste piloto antes de lançar: Antes de compartilhar com toda a sua firma, use a configuração Apenas para indivíduos autorizados para compartilhar o fluxo de trabalho com um pequeno grupo piloto de 2 a 3 colegas. Recolha o feedback deles para corrigir quaisquer problemas antes do lançamento amplo.

  • Use Grupos de usuários para equipes recorrentes: Se o mesmo grupo de pessoas precisar de acesso a vários fluxos de trabalho — por exemplo, todos os associados de contencioso — crie um Grupo de usuários uma vez e reutilize-o. Isso elimina a configuração repetitiva de acesso e garante que ninguém seja deixado de fora por engano.

  • Use 'Em destaque' com moderação: O espaço 'Em destaque' na tela inicial é valioso. Reserve-o para seus fluxos de trabalho mais importantes e mais usados, relevantes para a maioria da sua equipe, para evitar poluição visual.

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