Gerenciando o Acesso ao Fluxo de Trabalho com Grupos de Usuários no Vincent Studio
Os Grupos de Usuários no Vincent Studio permitem que os publicadores concedam acesso a fluxos de trabalho a conjuntos definidos de usuários em uma única etapa, sem mais listas de e-mail manuais.
Resumo
Os Grupos de Usuários no Vincent Studio permitem que os editores concedam acesso ao fluxo de trabalho a conjuntos definidos de usuários em uma única etapa, sem mais listas de e-mail manuais. Este guia explica como criar e gerenciar Grupos de Usuários e atribuí-los aos seus fluxos de trabalho.
Por que isso é importante
Antes da existência dos Grupos de Usuários, os editores só podiam compartilhar um fluxo de trabalho com toda a organização ou com usuários nomeados individualmente. Para equipes grandes, listar manualmente cada endereço de e-mail era demorado e propenso a erros. Os Grupos de Usuários resolvem isso permitindo que você defina uma vez um conjunto nomeado de usuários e reutilize esse grupo em qualquer fluxo de trabalho, tornando o gerenciamento de acesso escalável, consistente e mais rápido.
Guia passo a passo
Criando um Grupo de Usuários
No Vincent Studio, navegue até a Grupos de Usuários seção.
Você verá uma lista de todos os grupos criados anteriormente. Clique em Novo Grupo de Usuários.
Digite um Nome para o grupo (obrigatório).
Opcionalmente, insira uma Descrição para esclarecer a finalidade do grupo.
Adicione usuários ao grupo usando um dos dois métodos abaixo.
Adicionando usuários via upload de CSV
Clique em Baixar modelo para obter o formato do arquivo CSV.
Abra o modelo; você verá uma única coluna para endereços de e-mail.
Liste todos os e-mails dos usuários, um por linha. Não adicione nomes, equipes ou quaisquer outras colunas; somente e-mails.
Salve o arquivo e clique em Enviar para importar a lista.
Importante - o envio substitui a lista inteira: Quando você reenviar um CSV para atualizar um grupo, o novo arquivo substitui completamente a lista de usuários existente. Sempre inclua todos os e-mails que devem permanecer no grupo, não apenas as novas adições. Enviar apenas novos e-mails removerá todos os usuários adicionados anteriormente.
Adicionando usuários manualmente
No campo de entrada de usuários, digite ou cole os endereços de e-mail dos usuários separados por vírgulas.
Revise a lista e clique em Salvar.
Atribuindo um Grupo de Usuários a um fluxo de trabalho
Abra o fluxo de trabalho que você deseja compartilhar no Vincent Studio.
Vá para as Visibilidade configurações.
Selecione Usuários Específicos e, em seguida, escolha um ou mais Grupos de Usuários da lista.
Publique o fluxo de trabalho. Todos os membros dos grupos selecionados terão acesso imediatamente após a publicação.
Melhores práticas e dicas profissionais
Planeje a estrutura do seu grupo antes de começar. Considere organizar os grupos por área de atuação, equipe ou tipo de caso (por exemplo, "Associados de Contencioso", "Paralegais de Direito Societário"). Um grupo com bom nome pode ser reutilizado em vários fluxos de trabalho e reduz a sobrecarga de gerenciamento de acesso à medida que sua equipe cresce.
Mantenha um CSV mestre por grupo. Armazene a lista de e-mails oficial de cada grupo como um arquivo compartilhado no seu sistema de gerenciamento de documentos. Quando precisar atualizar os membros, edite esse arquivo mestre e reenvie-o — isso garante que você nunca remova usuários do grupo por engano.
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