Boas Práticas para Planejar um Fluxo de Trabalho Eficaz
Antes de criar, considere estas boas práticas para garantir que seu fluxo de trabalho do Vincent Studio tenha sucesso e seja adotado pela sua equipe.
Resumo
Para garantir que seu fluxo de trabalho seja bem-sucedido e adotado pela sua equipe, você deve planejar antes de construir. Comece identificando uma tarefa repetitiva de alto valor, mapeie seu processo manual atual e defina uma solução simples e focada que resolva bem um problema central.
por que isso é importante
Um fluxo de trabalho bem planejado é um fluxo de trabalho adotado. Embora o Vincent Studio facilite a criação de automações poderosas, o sucesso do seu projeto depende da qualidade do seu plano inicial. Investir uma pequena quantidade de tempo no planejamento garante que você esteja resolvendo o problema certo para as pessoas certas, o que é a chave para um esforço de automação de processos jurídicos e um alto retorno sobre seu investimento.
5 Considerações Principais Antes de Construir
Antes mesmo de abrir o construtor de fluxos de trabalho do Vincent Studio, reserve um momento para considerar estes cinco princípios-chave para um planejamento eficaz.
1. Identifique o Problema Certo a Ser Resolvido
Os melhores candidatos para automação são tarefas que são frequentes, repetitivas e padronizadas. Não tente automatizar uma tarefa complexa e única. Em vez disso, procure o trabalho rotineiro que consome a maior parte das horas não faturáveis.
Bom Candidato: Revisar um NDA padrão (feito várias vezes por semana).
Mau Candidato: Elaborar um argumento novo e complexo para um caso único (feito uma vez).
2. Mapeie Seu Processo Manual Primeiro
Você não pode automatizar um processo que não entende completamente. O primeiro passo é sempre documentar seu processo manual atual do início ao fim. Esse ato de "mapear" revelará os estágios lógicos e as ações específicas que se tornarão as Tarefas e Etapas do seu fluxo de trabalho.
3. Defina Seu Usuário Final
Para quem você está construindo isto? Um associado júnior? Um auxiliar jurídico? Um sócio sênior? A resposta mudará a forma como você projeta o fluxo de trabalho. Uma ferramenta para um associado júnior pode ter mais orientação e limites, enquanto uma ferramenta para um sócio pode ser projetada para velocidade e eficiência.
4. Comece com um "Fluxo de Trabalho Minimamente Viável"
Não tente construir uma solução perfeita e abrangente na sua primeira tentativa. Em vez disso, construa um "Fluxo de Trabalho Minimamente Viável" (FVM) que resolva um problema central de forma eficaz. Você sempre pode editar o fluxo de trabalho depois para adicionar mais recursos e complexidade com base no feedback da sua equipe.
O Teste da 'Frase Única': Antes de começar a construir, tente descrever o propósito do seu fluxo de trabalho em uma única frase simples. Por exemplo: "Este fluxo de trabalho lerá uma petição e criará uma linha do tempo de eventos." Se você não conseguir explicar de forma tão simples, seu escopo pode estar muito amplo. Um fluxo de trabalho focado é um fluxo de trabalho bem-sucedido.
5. Planeje para Reutilização
Enquanto mapeia seu processo, pense em quais componentes poderiam ser úteis em outros fluxos de trabalho. Uma tarefa bem projetada de "Extrair Datas Importantes de um Documento" é um bloco de construção modular que poderia ser reutilizado em dezenas de diferentes fluxos de trabalho jurídicos personalizados, economizando a você e seus colegas um tempo significativo no futuro.
Melhores Práticas e Dicas Profissionais
A "Regra dos Cinco Minutos": Uma ótima maneira de encontrar um candidato para automação é procurar tarefas que você ou sua equipe realizam várias vezes ao dia. A economia de tempo cumulativa ao automatizar essas pequenas tarefas pode ser enorme.
Entrevise Seu "Cliente": Mesmo que você esteja construindo um fluxo de trabalho para sua própria equipe, trate-os como um cliente. Sente-se com um futuro usuário final por 15 minutos e peça para que ele descreva seu processo manual. Você irá descobrir detalhes e pressupostos cruciais que pode ter perdido sozinho.
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