Integrando os dados da sua firma com Vincent

Resumo

Aprenda como criar, organizar e compartilhar coleções de documentos no Vincent AI. Este guia cobre as novas configurações de visibilidade, como visualizar sua lista de coleções e como gerenciar permissões e análises para coleções existentes.

Por que isso é importante

As coleções permitem agrupar documentos relacionados, como arquivos de casos, provas ou contratos, em um único espaço de trabalho para análise. Ao configurar a Visibilidade configurações, você pode colaborar com segurança com toda a sua organização ou manter assuntos sensíveis privados apenas para indivíduos autorizados.

Como criar uma nova coleção

O recurso "Matter Collections" foi simplificado em um sistema unificado Coleções Siga estes passos para criar um novo espaço de trabalho:

1. Navegue até a Coleções aba no menu principal.

2. Clique em Nova Coleção botão.

3. Preencha os detalhes obrigatórios na janela pop-up:

   • Nome: Dê à sua coleção um título claro e descritivo (por exemplo, "Smith vs. Jones - Provas").

   • Descrição: Adicione um breve resumo do conteúdo ou propósito da coleção.

   • Visibilidade inicial: Escolha quem pode acessar esta coleção:

     • Apenas para indivíduos autorizados: A coleção é privada. Apenas você e usuários específicos que você convidar manualmente podem vê-la.

     • Para toda a organização: A coleção é pública para sua equipe. Qualquer pessoa na conta da sua organização pode visualizar e acessar.

4. Clique Enviar para finalizar.

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Visualizando sua lista de coleções

Uma vez criadas, suas coleções são exibidas em uma tabela abrangente projetada para gerenciamento rápido. As colunas incluem:

• Nome: O título da coleção.

• Descrição: O resumo que você forneceu.

• Arquivos: O número de documentos atualmente armazenados na coleção.

• Status: Mostra se a coleção está pronta ou se o Vincent está processando documentos no momento.

• Criado em: A data em que a coleção foi criada.

• Permissões: Indica se a coleção é Privada (somente usuários autorizados) ou de âmbito Organizacional.

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Gerenciando coleções existentes

Você pode gerenciar qualquer coleção que tenha criado ou para a qual tenha direitos de administrador. Localize a coleção na lista e clique no ícone de três pontos (⋮) à direita para abrir o menu de ações:

• Editar: Atualize o Nome ou a Descrição da coleção.

• Excluir: Remova permanentemente a coleção e sua associação com os documentos.

• Gerenciar permissões: Altere as configurações de visibilidade (por exemplo, altere de Privada para Organizacional) ou adicione/remova usuários autorizados específicos.

• Reanalisar: Forçar o Vincent AI a reprocessar os documentos na coleção. Isso é útil se você adicionou novos arquivos ou se houve uma atualização no modelo de IA.

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Iniciando sua análise

Para começar a trabalhar com seus dados, navegue até a página inicial do Vincent AI. Você verá duas opções principais para interagir com coleções:

Conectar uma coleção: Selecione esta opção se você quiser criar um novo espaço de trabalho ou vincular novos documentos a uma análise existente.

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Explorar uma coleção: Selecione esta opção para visualizar e analisar uma coleção que já foi criada.

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Melhores práticas e dicas profissionais

• Convenções de nomenclatura: Use uma convenção de nomenclatura consistente (por exemplo, [Nome do Cliente] - [Tipo de Caso] - [Ano]) para facilitar a busca por coleções à medida que sua lista cresce.

• Privacidade em primeiro lugar: Em caso de dúvida, comece com "Apenas para indivíduos autorizados". Você sempre pode abrir o acesso para o restante da organização mais tarde, mas começar privado garante que dados sensíveis permaneçam seguros.

• Integrações avançadas com o vLex Labs: Para clientes corporativos com necessidades mais complexas, nossa equipe vLex Labs pode ajudar com integrações de dados avançadas. Este serviço é ideal para:

  • Conteúdo publicado em sites públicos relevantes para seus casos de uso (coleta de dados na web).

  • Conteúdo incluído em serviços de terceiros via API.

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