Entendendo os Playbooks de Revisão no Vincent

Resumo

Os Playbooks de Revisão permitem que você codifique as posições preferidas, aceitáveis e inaceitáveis da sua firma para um tipo de documento e, então, aplique esse padrão a qualquer documento futuro do mesmo tipo. Vincent avalia o documento cláusula por cláusula, sinaliza onde cada termo se encaixa em relação aos seus padrões e pode aplicar alterações controladas para alinhar as posições inaceitáveis.

Por que isso é importante

A maioria das firmas já tem um playbook de negociação. Ele normalmente fica em um PDF, em uma página wiki ou na cabeça do sócio que o escreveu. O custo desse formato não é a elaboração, é a aplicação: cada associado precisa lembrar o padrão, aplicá-lo de forma consistente e identificar a cláusula que, discretamente, fica abaixo dele.

Uma Revisão transforma esse documento em algo executável. O padrão deixa de ser uma orientação que precisa ser lembrada e passa a ser uma verificação executada contra cada rascunho. Na prática, isso significa três coisas:

• Consistência. Um advogado do primeiro ano aplica a mesma posição que o sócio que a definiu, em todos os documentos, sem precisar ser instruído.

• Capacidade de supervisão. Um revisor lê a avaliação de Vincent sobre onde o documento se encaixa, em vez de ler o documento inteiro para descobrir.

• Memória institucional. Quando o advogado que escreveu o playbook sai, o padrão permanece.

Como uma Revisão é estruturada

Toda Revisão segue a mesma estrutura em três níveis. Entendê-la torna tanto a criação quanto a execução previsíveis.

• Cláusulas. Cada cláusula que você espera pode aparecer em um documento futuro desse tipo. Cada cláusula traz um código curto (C03) e um título (Informações Confidenciais).

• Termos. Os pontos negociáveis específicos dentro de uma cláusula. Cada cláusula tem pelo menos um. Um termo traz um nome, uma direção favorável (quanto maior, melhor; quanto menor, melhor; ou avaliado pelo conteúdo), uma unidade opcional como meses ou porcentagem e observações opcionais.

• Posições. Três por termo, todas obrigatórias: Preferida, Aceitável e Inaceitável. Cada uma é uma frase que descreve a posição da sua organização em relação a esse termo. Para a duração de confidencialidade de um NDA, isso pode ser: Preferida, mais de dois anos; Aceitável, um ano; Inaceitável, menos de um ano.

A Parte Representada Vem Primeiro

O campo aceita texto livre, então qualquer descrição sensata funciona, e Vincent sugere opções apropriadas ao tipo de contrato. Para NDAs, as opções são Mútua (ambos os lados), Parte reveladora, Parte receptora e Algo diferente, com uma marcada como padrão. Você pode pular a pergunta; nesse caso, Vincent aplica o padrão e informa a suposição que fez.

Saber de que lado você está também é o que permite que Vincent preencha lacunas no seu material com uma posição-padrão defensável, em vez de um palpite.

Onde as Revisões são criadas e executadas

As Revisões usam duas superfícies, e cada uma faz uma função:

• Criar no aplicativo web. As Revisões são criadas no Vincent na web, seja em conversa ou pelo menu Skills. Depois de criada, a Revisão é salva como uma Skill com uma descrição e condições geradas, rotulada com a parte que ela favorece.

• Executar no Microsoft Word. As Revisões são executadas no complemento do Vincent para Word, no documento que você tiver aberto.

O que você precisa antes de começar

• A função de Builder ou Admin, para criar ou editar um playbook. Ler um playbook e executá-lo em um documento não exige função especial.

• O complemento do Clio para Word para Microsoft Word instalado, para aplicar as alterações propostas como redlines controladas no seu documento. Comece a usar o Vincent no Microsoft Word

• Playbooks de Revisão habilitados para sua organização. Isso é definido no nível da conta pela sua equipe de conta.

Quem Pode Fazer o Quê

Os Playbooks de Revisão herdam o modelo de permissão de personalização, então a função que o usuário possui determina até onde ele pode ir. Todos na firma podem ler e executar Playbooks de Revisão em contratos.

Melhores práticas e dicas profissionais

• Comece com o tipo de documento de maior volume e menor variação. NDAs, contratos com fornecedores e cartas de contratação são bons primeiros candidatos: você vê muitos deles, o conjunto de cláusulas é estável e as posições já estão definidas internamente. Deixe os documentos transacionais personalizados para quando sua equipe estiver confortável com o formato.

• Escreva as posições como limites, não como preferências. "A confidencialidade permanece por pelo menos três anos" é algo que Vincent pode avaliar em relação a um documento. "Preferimos períodos de vigência mais longos" não é. Quanto mais nítido for o limite, mais confiável será a correspondência e mais útil será a explicação de Vincent para o advogado que a está lendo.

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