Adicione arquivos a um Projeto para que toda a sua equipe possa usá-los

Saiba como adicionar arquivos a um Projeto no Vincent, quais são os limites de tamanho e volume e por que os documentos de um Projeto não aparecem na sua lista de Coleções.

Resumo

Aprenda como adicionar arquivos a um Projeto no Vincent, quais são os limites de tamanho e volume e como os arquivos de um Projeto se relacionam com suas Coleções.

Por que isso é importante

Fazer upload do mesmo documento quatro vezes porque quatro pessoas precisam dele é a versão mais clara do problema que um Projeto resolve. Os arquivos adicionados a um Projeto chegam a todos os membros, em todos os fluxos de trabalho do Vincent, sem precisarem ser reenviados para cada pessoa ou sessão.

Como adicionar arquivos

Abra o Projeto e vá para.
Adicione seus arquivos. Você pode enviá-los diretamente ou importá-los de um sistema conectado de gerenciamento de documentos, como iManage ou NetDocuments.
Aguarde a conclusão do processamento antes de executar o Vincent sobre eles.

Visualizadores não podem adicionar nem excluir arquivos. Editores e o proprietário podem.

Limites de arquivos

1 GB por arquivo, o mesmo limite que se aplica em todo o Vincent.
10.000 arquivos por Projeto.

Como os arquivos de um Projeto se relacionam com suas Coleções

Esse é o ponto de confusão mais comum, então vale a pena dizer claramente.

Os arquivos de um Projeto ficam armazenados em uma coleção nos bastidores, mas essa coleção é interna. Os arquivos aparecem no Projeto e em nenhum outro lugar; eles não aparecem na sua lista de Coleções.

Duas consequências seguem disso:

O conjunto de documentos de um Projeto não pode ser copiado para uma Coleção.
Uma Coleção não pode ser convertida em um Projeto.

Um Projeto não é um sistema de gerenciamento de documentos. Você pode trazer um arquivo do seu DMS, mas a conexão não é em tempo real. Se um documento se tornar uma versão posterior no seu DMS, essa versão precisa ser adicionada ao Projeto por você.

Melhores práticas e dicas profissionais

Adicione o conjunto principal de arquivos antes de convidar qualquer pessoa. Um membro que abre um Projeto vazio não tem nada para se orientar, e o primeiro impulso é enviar sua própria cópia de um documento que está prestes a chegar de qualquer forma. Carregue primeiro a base dos arquivos, depois compartilhe.

Decida onde fica a versão oficial e deixe isso claro na descrição. Como as versões não são sincronizadas a partir de um DMS, uma equipe precisa de uma frase de convenção sobre se o Projeto ou o DMS é a fonte da verdade para o rascunho atual. Coloque isso na descrição do Projeto, onde todos podem ver.