Compartilhe um Projeto e gerencie o acesso no Vincent
Saiba como convidar colegas para um Projeto no Vincent, o que os papéis de proprietário, editor e visualizador podem fazer, e como remover alguém ou transferir a propriedade.
Resumo
Saiba como convidar colegas para um Projeto no Vincent, o que os papéis de proprietário, editor e visualizador podem fazer, e como remover alguém ou transferir a propriedade.
Por que isso é importante
Um Projeto é privado quando é criado, então o compartilhamento é um ato deliberado. O papel que você atribui a alguém decide se essa pessoa pode contribuir para o registro ou apenas lê-lo, o que importa quando um Projeto contém um assunto em andamento e as pessoas ao redor dele incluem membros juniores, outros grupos de prática ou equipe de operações de negócios.
Como Compartilhar um Projeto
Abra o Projeto e clique em Compartilhar.
Digite o nome do colega.
Escolha o nível de acesso dele: editar ou visualizar.
Clique em Convidar. Eles aparecerão na lista de acesso do Projeto.
Todos em um Projeto devem pertencer à mesma organização. Um Projeto não pode ser compartilhado com alguém de fora dela, e não há links compartilháveis nesta versão.
O Que Cada Função Pode Fazer
Proprietário: quem criou o Projeto. O proprietário pode fazer tudo, inclusive excluir o Projeto e alterar seu status. [VERIFY]
Editor: pode fazer essencialmente tudo o que o proprietário pode: enviar e excluir arquivos, editar o resumo do assunto, criar conversas e adicionar tarefas. [VERIFY — a intenção declarada é que excluir o Projeto e alterar seu status permaneçam com o proprietário.]
Visualizador: somente leitura. Um visualizador pode ler tudo no Projeto, inclusive conversas e o registro de atividades, mas não pode enviar ou excluir arquivos, alterar o resumo do assunto nem criar conversas.
Como Remover Alguém de um Projeto
Abra o painel de acesso e compartilhamento e remova a pessoa da lista. O acesso dela termina imediatamente; o trabalho que ela criou permanece no Projeto.
Como Transferir a Propriedade
A propriedade pode ser transferida para outro membro. Isso existe porque as pessoas deixam os escritórios, e um Projeto não deve ficar com um proprietário que não está mais na organização.
Se o proprietário de um Projeto for removido como usuário do Vincent, os Projetos dele não serão excluídos. A exclusão só é apropriada quando a política de retenção de dados da sua organização assim exigir.
Melhores práticas e dicas profissionais
Conceda acesso de visualização quando a pessoa precisar conferir o trabalho, e não fazê-lo. Um sócio revisor, um advogado supervisor ou um líder de operações que precise de supervisão geralmente é um visualizador. Isso mantém o registro claro sobre quem produziu o quê, que é o objetivo de ter o registro.
Revise a lista de acesso a cada mudança de equipe. A participação é o controle de confidencialidade de um Projeto. Quando alguém sai de um assunto, remova essa pessoa na mesma semana e verifique a lista antes de adicionar qualquer pessoa cuja participação possa gerar um conflito.
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