Entenda os Projetos: um espaço de trabalho compartilhado para sua equipe no Vincent

Resumo

Um Projeto é um espaço de trabalho compartilhado no Vincent onde as conversas, arquivos, entregas e detalhes da matéria de uma equipe ficam em um só lugar, para que ninguém precise reexplicar ao Vincent o trabalho já feito.

Por que isso é importante

O trabalho jurídico é colaborativo, mas o contexto de pesquisa normalmente não é. Cada pessoa faz upload dos próprios documentos, faz suas próprias perguntas e repassa os resultados por e-mail ou captura de tela. Quem assumir a matéria depois começa do zero.

Um Projeto guarda esse contexto para toda a equipe. Os arquivos são enviados uma vez e ficam disponíveis para todos os membros. Conversas e entregas criadas por qualquer membro aparecem em uma visualização organizada. Um registro de atividade mostra o que foi criado e quando, para que um sócio que entre na matéria no meio do caminho possa ver o que já foi perguntado e produzido.

Um Projeto é privado desde o momento em que é criado. Somente as pessoas convidadas, cada uma com uma função atribuída, podem vê-lo.

Os Dois Tipos de Projeto

Você escolhe o tipo ao criar o Projeto.

• Matéria: para um caso ou uma negociação. Um projeto de Matéria inclui detalhes da matéria: o nome da matéria, as partes e os fatos principais. Use-o quando a unidade de trabalho tiver um cliente e um processo por trás dela.

• Geral: para trabalhos que não sejam uma matéria: um programa interno, uma tarefa recorrente de uma unidade de negócios, um ciclo de conformidade. Você não preenche os campos de matéria e, em vez disso, escreve instruções livres para o projeto.

O recurso se chama Projetos e não Matérias porque nem toda equipe organiza o trabalho em matérias. Equipes internas, escritórios transacionais e profissionais de operações de negócios podem chamar a mesma unidade de trabalho de caso, negócio, programa ou outra coisa. O Projeto é o contêiner; o tipo define quanta estrutura de matéria vem com ele.

O que um Projeto Não Faz

Conhecer as limitações atuais economiza tempo. Nesta versão:

• Sem coedição simultânea. Duas pessoas não podem trabalhar na mesma conversa, rascunho ou tabela ao mesmo tempo. Um Projeto é um registro compartilhado do trabalho, e cada conversa pertence à pessoa que a iniciou.

• Sem compartilhamento com o cliente. Um Projeto é interno à sua organização. Não há links compartilháveis, e todos em um Projeto precisam estar na mesma organização.

• Sem conexão com seus outros sistemas. Faturamento, CRM e gerenciamento de documentos não estão conectados. Tudo o que um Projeto precisa é adicionado manualmente.

• Não é um sistema de gerenciamento de documentos. Você pode importar arquivos de um DMS, mas as versões não são mantidas em sincronia. Uma versão posterior precisa ser adicionada manualmente.

• Não é um painel único de controle da matéria. Um Projeto é um ambiente de trabalho onde se acumula o trabalho de IA de uma equipe.

Boas práticas e dicas profissionais

Escolha o tipo pelo trabalho, não pelo departamento. Uma equipe de contencioso executando um programa de monitoramento regulatório é melhor atendida por um Projeto Geral do que por um Projeto de Matéria com campos de matéria vazios. A estrutura de matéria vale a pena quando há um cliente e partes para registrar; quando não há, ela vira atrito.

Trate a participação como um controle de confidencialidade. Como um Projeto torna o contexto visível para todos nele, a lista de convidados é uma decisão de substância, não administrativa. Verifique a participação antes de adicionar qualquer pessoa cuja atuação possa gerar conflito e remova pessoas quando elas saírem da matéria.

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