Cómo publicar y compartir tu flujo de trabajo en Vincent Studio

Resumen

Para poner su flujo de trabajo a disposición de su equipo, utilice la pantalla 'Publicar flujo de trabajo' para establecer su Visibilidad (Para toda la organización o usuarios específicos) y elija si debe ser Destacado en la pantalla de inicio. Puede actualizar estos ajustes de uso compartido en cualquier momento.

Por qué esto es importante

La publicación es el paso final que transforma su borrador privado en una herramienta compartida para su firma. La gestión adecuada del acceso y el uso compartido garantiza que las personas adecuadas puedan aprovechar su trabajo, potenciando el valor de automatización de procesos legales y escalando su experiencia en toda su organización.

Publicar un nuevo flujo de trabajo (Paso 4)

Después de haber configurado sus tareas en el Paso 3 del creador, llegara a la Publicar flujo de trabajo pantalla.

1. Establecer la visibilidad

Esta configuración controla quién tiene permiso para ver y ejecutar su flujo de trabajo.

• Para toda la organización: Hace que el flujo de trabajo esté disponible para todos los usuarios con licencia en su firma. Esta es la mejor opción para herramientas de uso general.

• Solo para individuos autorizados: Mantiene el flujo de trabajo privado y le permite compartirlo solo con personas específicas. Use el Agregar botón para ingresar las direcciones de correo electrónico de los colegas a los que desea otorgar acceso.

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2. Elija si está marcado como Destacado

El Destacado interruptor de alternancia controla si el flujo de trabajo aparece en la pantalla principal de inicio de Vincent por defecto.

• Active esto para flujos de trabajo de alto valor y uso frecuente que quiera que sean fácilmente accesibles para todos.

• Deje esto desactivado para flujos de trabajo más especializados que los usuarios puedan encontrar buscando o filtrando la biblioteca.

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3. Publique su flujo de trabajo

Una vez que sus ajustes estén configurados, haga clic en el ✔ Publicar flujo de trabajo botón. Su flujo de trabajo ya está activo y accesible para la audiencia que eligió.

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Gestionar el acceso de un flujo de trabajo existente

Puede cambiar la configuración de uso compartido y visibilidad de un flujo de trabajo en cualquier momento.

1. Navegue a la pestaña principal Flujos de trabajo en Vincent Studio.

2. Busque el flujo de trabajo que desea gestionar en la lista.

3. Haga clic en el menú de tres puntos (...) en el extremo derecho de la fila de ese flujo de trabajo.

4. Seleccione Editar del menú desplegable.

5. Ahora puede acceder y modificar los Visibilidad y Destacado ajustes en el editor.

6. Recuerde Guardar o Publicar sus cambios.

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Mejores prácticas y consejos profesionales

• Pilotee antes de lanzar: Antes de compartir con toda su firma, use la Solo para individuos autorizados configuración para compartir el flujo de trabajo con un pequeño grupo piloto de 2-3 colegas. Recoja sus comentarios para corregir cualquier problema antes de un lanzamiento amplio.

• Use 'Destacado' con moderación: El espacio 'Destacado' en la pantalla de inicio es valioso. Resérvelo para sus flujos de trabajo más importantes y de alto uso que sean relevantes para la mayoría de su equipo para evitar el desorden.

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